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ISO9001/Wissensmanagement Vorlagen

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Vorlagen für ISO9001-konformes Wissensmanagement

Die aktuelle Fassung von ISO 9001 (ISO 9001:2015) fordert das strukturierte "Wissensmanagement". Das Management von Wissen bedeutet das Wissen der Organisation und die Kompetenzen der Mitarbeiter zu identifizieren, zur Verfügung zu stellen und aufrecht zu erhalten. Darüberhinaus ist Wissen ein Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Im Folgenden möchten wir Ihnen Anregungen für eine Vorlage und Beispiele für Wissensmanagement in ISO 9001:2015 geben, die Sie Ihrem Wissensmanagementprozess zu Grunde legen können. In unserem Tool QM-Wiki haben Sie diese Vorlage automatisch zur Hand, damit Sie Wissensmanagement professionell umsetzen.

Dieses Wissen sollten Sie identifizieren

Es gibt einige Wissensarten, die für jedes Unternehmen relevant sind. Diese Wissensarten haben wir in unserem Tool QM-Wiki bereits angelegt, so dass Sie sie immer zur Hand haben, wenn Ihre Mitarbeiter Wissen erfassen (zu jeder Wissensart finden Sie auch Beispiele):

  • Lessons Learned:
    Lektionen aus Fehlern, die bei der Prozessbearbeitung aufgetreten sind, z.B. Probleme in der Produktion, Fehler beim Bewerbergespräch, Missverständnisse mit Kunden/Interessenten
  • Expert Debriefings, Onboarding
    Austausch von nicht dokumentiertem Wissen, z.B. Facharbeiter sammelt seine Erfahrungen bevor er das Unternehmen verläßt, Pate lernt lernt neuen Mitarbeiter an
  • Tipps und Tricks
    undokumentierte Hinweise, Kniffe, Tricks beim Umgang mit Betriebsmitteln, Stakeholdern, Prozessen, z.B. Workarounds in Softwareprodukten
  • Fragen und Antworten:
    häufig gestellte Fragen, die im betrieblichen Alltag regelmäßig aufkommen, z.B. wo liegen unsere Handbücher, Fragen zu Prozessen etc
  • Kundenanforderung:
    Wünsche, Ideen, Hinweise von Kunden, die bspw. im Kundengespräch oder Reklamationen geäussert werden.
  • Unternehmenskultur
    ungeschriebene Regeln, die die Zusammenarbeit und das Verhalten der Mitarbeiter im Unternehmen bestimmen
  • Projektwissen
    Fehler oder Erfahrungen, die in Projekten gemacht werden; üblicherweise werden sie im Rahmen des Projektdebriefings systematisch erfasst.
  • Fachwissen
    Wissen, das für die Umsetzung einer Aufgabe notwendig ist.
  • Definition, Fachbegriffe
    jedes Unternehmen und jede Branche greifen auf ähnliche Begriffe zurück, die u.U. nicht intuitiv erschliessen. Diese Begriffe werden am Besten in einem Glossar mit ihren Definitionen gesammelt.
  • Verbesserung
    Ergebnisse aus Verbesserungen: aus dem betrieblichen Vorschlagswesen
  • Erfahrungswissen
    aus Erfahrungen gesammeltes Wissen: bspw. Arbeitsanweisungen, Prüfvorschriften

Diese Kompetenzen sollten Sie identifizieren

Das Unternehmen muss den Stand der Mitarbeiterkompetenzen erfassen, z.B. im Rahmen der Selbsteinschätzung. Kompetenzen sind das Wissen, Fertigkeiten oder Nachweise, die für die Tätigkeit notwendig sind. In unserem Tool QM-Wiki tragen alle Mitarbeiter ihre Selbsteinschätzung ein für konkrete Tätigkeiten ein:

  • kann ich mit Anleitung,
  • kann ich ohne Anleitung,
  • ich kann andere anleiten.

Wissen und Wissenslücken beschreiben

Wissen muss formalisiert sein, damit es anderen zur Verfügung gestellt werden kann. Je nach Wissensart bieten sich verschiedene Möglichkeiten an, bspw Dokumente, Excellisten, Emails. Unser Tool QM-Wiki bietet ein einheitliches Formular an, in das die verschiedenen Wissensarten schnell und unkompliziert erfasst werden:

  • Titel
  • Wissensart
  • Freitextfeld mit Tabellen, Bildern, Überschriften etc
  • betroffener Prozess oder Dokument
  • Aktualität und Quelle des Wissenselements

Wissenslücken werden am einfachsten als Fragen formalisiert, die sukzessive in Form von Wissenselementen oder QM-Dokumenten beantwortet werden. QM-Wiki erzeugt automatisch aus beantworteten Fragen eine "Frequently Asked Questions"-Übersicht.

So sollten Sie Ihr Wissen zur Verfügung stellen

Die Norm fordert, dass das Unternehmen sein Wissen sichert, aktuell hält und zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellt. Das erreichen Sie am besten in dem Ihre Mitarbeiter den Wissensspeicher effizient abfragen können, z.B. mit einer Suchfunktion, die an Arbeitsplatzrechnern, an PC-Stationen in der Produktion oder im mobilen Endgerät für den Vertrieb zur Verfügung steht.

QM-Wiki hat eine effiziente Suche, die alle Inhalte innerhalb von Sekundenbruchteilen zur Verfügung stellt und Methoden für das Eingrenzen von Suchtreffern verfügt.

Das sollten Sie dem QM-Auditor vorlegen

Erfahrungsgemäß möchte sich der QM-Auditor überzeugen, dass Ihr Unternehmen sein Wissen und Wissenslücken kennt und die Massnahmen zur Wissensmanagement wirksam sind. Die folgenden Punkte sollten Sie also bei der Auditcheckliste für 9001:2015 vorbereiten, die QM-Wiki für Sie automatisch bereitstellt:

  • Wissen identifizieren, z.B. Liste aller offenen, beantworteten Fragen
  • Wissen formalisieren
  • Erfolgskontrolle: Wissenstransfer

So professionalisieren Sie das Wissensmanagement

Sie können diese Vorlage für das Wissensmanagement gemäß ISO9001:2015 in Excel, Dokumenten etc abbilden. Das ist allerdings sehr fehleranfällig (gemeinsames Bearbeiten ist unmöglich, Zusammenführen mehrerer Excelsheets ist aufwändig, keine übergreifende Suche etc). Sie können sich und Ihren Kollegen diese Umstände ersparen, wenn Sie gleich ein Software-Tool für das Wissensmanagement benutzen. Mit unserem Werkzeug für ISO9001 QM-Wiki stellen Sie sicher, dass Ihnen keine Fehler beim Wissensmanagement unterlaufen und das Wissen der Organisation professionell erfassen und bereitstellen.

Was nun als nächstes?


Ihr Ansprechpartner
Dipl. Wirtsch.-Inf. Daniel Hansch

Daniel Hansch
SharePoint Consultant, Projektmanager

Tel.: +49-721-609-517-25
hansch@diqa-pm.com